宅配事業の業務監査ポイント（20180406）

事業毎の監査のポイントを整理しておきましょう。
共通事項は、以下の4点でした。
　①方針・計画の確認 　②事業進捗の確認 　③コンプライアンス点検 　④リスク認識の確認
この4項目で、かなり、監査対象との目線合わせは出来るはずです。おそらく、その後の監査重点も明確になってくると思います。

では、まず初めは、宅配事業です。
宅配事業の特性からポイントは3点です。

１）システム化された業務だからこそのポイント
＊殆どの生協で、宅配事業はシステム化され、細目までルール・手順が整備され、供給管理もデータ化されていると思います。
＊配達担当者は、標準化された作業を求められますから、ミスやトラブルは発見されやすいのが特徴です。
＊だからこそ、ミスやトラブルの是正と再発防止を図るには、ルールや手順・システムの変更が必要になります。PDCA サイクルの「チェックと改善」が機能しているかを監査する事が重要です。

＊担当者の業務日報から、問題事象を発見し、是正・改善が有効になっているかを管理者が日常監視できているかを詳細に把握する必要があります。
＊業務日報や管理者の報告書などを点検し、一つ一つの問題事象にどう対処しているか、疑問が生じた場合、ヒアリングを通じて確認する事です。

２）見えない「配達現場」を把握する。
＊配達担当者が出発して帰着するまでの間の、配達現場の状況は、同行しない限り判りません。また、同行したとしても、限られた範囲しか判りません。これは管理者も監査も同様です。
＊合理的で効率的かつ正確な配達、組合員(利用者)が満足する配達が行われているかは、配達記録や業務日報などを丹念に読み解くことが重要です。また、組合員からの申し出(意見・要望・クレーム)も重要な情報源となります。

３）配達を支える物流(倉庫)業務や事務業務の監査
＊宅配事業の業務プロセスは、大まかに、受注（注文受付）・商品セット・コース仕訳（出庫）・配達・請求という流れです。また、新規登録（加入）や休止・脱退等の組合員動態、未収金管理、電話対応等といった事務業務もあります。
＊これら、事務や物流業務が適正に連携することで宅配事業は成り立っています。したがって、事務業務や物流業務のプロセスにも焦点を当てて監査する事が
必要です。
＊現場点検では、物流(倉庫)作業を見る事。全体の流れ、個々の作業員の動き、ドーリーやシッパー(マテハン)の管理状況、導線、作業スペース等を丁寧に確認します。労災事故の多くが倉庫内で発生していますし、商品事故の要因にもつながります。
＊事務作業では、おそらく多くの生協でパソコン・イントラネットの活用が広がっていると思います。また、事務作業は多岐にわたっていますので一つ一つを点検するのは難しいと思います。リスク(事業リスク)の大きい作業に絞って点検することが必要となります。


〇私は、センター監査の重点項目に、安全運転管理と商品管理にかなり時間をかけていました。
＊安全運転に関しては、長年の取り組みにも拘らず、事故や違反は絶えず発生しており、特に、近年は、パート配送比率が増加し事故発生が増加していたからです。違反も増加しています。交通事情は、昔の様に「路上駐車」が許されなくなってきましたし、サービス過剰で狭い路地まで入り込むような危険運転も一向に減らない現状があります。また、最近の新規採用者の中には、日常的に運転はほとんどしたことがないというケースもあり、予想外のトラブルが増えています。

＊また、商品管理では、イレギュラー発注(電話などによる追加や返品・交換)と、良品返品処理に注意をしてきました。システム化が進む中で商品管理に関する意識も低下傾向も感じられます。不正の温床になりかねない事態も想定されます。担当と事務・管理者が相互の牽制意識をもっているかどうかも重要です。