情報管理リスク・続編

以前に記事にした「業務管理用のデータベース不能」に関する続編です。

過去3年分の業務記録が全くアクセスできない状態に陥り、管理を依頼していたSEとも連絡不能、SEと契約していた会社も不誠実な対応、さらに、そこを紹介したIT顧問も、全く役に立たない状態と・・本当にトホホな状態でした。

そんな時、救世主が現れました。

SNSで繋がっていた（名前を出してもいいのかな？）「ちょっとニュース」を出しているrinmonさんが、「一度見てみましょう」と申し出てくださったのです。

幸運なことに、rinmonさんとは、今の仕事でも少し繋がりもあり、実のところ、藁をもすがる思いでお願いしました。

個人情報が詰まったデータベースですので、作業に入る前に「個人情報保護に関する覚書」も交わしてから、見ていただきました。

すると、僅かの間に、アクセス不能だったデータベースに入ることは可能と判断していただき、早速作業をお願いしました。

翌日には、CSVとSQLのデータを作成していただき入手する事ができました。

ざっと、3万件以上の情報が手元に・・。正直、涙が出る思いでした。

それから、ざっと6時間掛けて、データの構造を読み込み（幾つかのデータがリンクされた状態だったのですが、入手したのは生データですので、数値や記号が並んでいるだけなので再構築が必要）事業所内の職員が閲覧できるよう、Googleスプレッドシートに変換し、細部を仕上げることができました。

rinmonさん、本当にありがとうございました。救世主と言わずして何と言えよう！皆さんも、何か困ったことがあったら、rinmonさんに問い合わせてみてはいかがでしょう。

さて、ここからは、「情報管理のリスク」の本題です。

前回、リスクマネジメントの在り様について述べましたので、今回は、「情報管理の重要性」について考えてみたいと思います。

ビジネスでは、ひと時代前には「人・金・モノ」の3大要素でマネジメントを組み立て、PDCAで改善、一層の発展を図るという考え方が主流でした。

しかし、PC普及に伴い、「人・金・モノ」に加えて「情報・時間」という要素も加わりました。さらに、DX化が進む現在、情報は、ビッグデータとなり、AIが進化する事で、ビジネスモデルも大きく変わろうとしています。

そんなことをつらつら考えている中で、自分の仕事（障がい者相談支援センター）で、情報はどういうものか考えてみました。

今の業務で、「情報（データ）」はどういうものなのか。

データベースが見れなくなって、まず思ったのは、行政に提出する報告書が作成できないということでした。報告書（実績）は、委託事業である限り、極めて重要なものです。委託費に見合った仕事をしているかを証明する唯一の手掛かりだからです。「情報」は、事業の存続（経営）に直結する重要なエレメントであるわけです。

さらに、この数か月、現場で起きていた問題は、過去の記録が見れず、相談者からの信用が大きく損なわれた事でした。

相談者には担当が決められていますので、直近で相談している場合は、担当者の記憶とメモで対応可能でした。

しかし、障がい者の相談の現場では、かなり長いスパンで動きが生まれるケースが少なくありません。数年前に相談を受け、一定の支援ができたとしても、次第に次のニーズが生まれ、新たな支援が必要になるのです。こうした時、以前にどういう経緯だったのか、その時どう判断し、なにを支援したのか。これが具にわかることが、相談者の信頼にしっかり応える第一歩になるのです。

事業所の担当職員は、異動や退職で年単位で交代します。

長く居るからといって、職員の記憶を頼りにしていくことは極めて危険ですし、信頼を損ねるリスクも高くなります。

だからこそ、記録（データ）が必要なのです。それも、信頼できる情報が詰まったデータ。さらに、それが容易く見られる状態にあることが大事なのです。

数年前までの記録は、紙ベースで保存されています。

しかし、膨大な紙の束から、必要な情報を探し出すのは容易なことではありません。勿論、個人ごとにファイル管理はされていますが、記載項目が違ったり、手書きでとても読めない様なものも混ざっています。どこまでが正確なのか判断できないものも混在しています。

こうした、紙ベースの記録は、大切な「時間」を容易く奪っていきます。探し出すだけで労力を使い、読み込むにも苦労する。これはもはや、「情報」とは言えないのではないでしょうか？

DX化によって、より精度の高い正確な情報を入手し、しっかり、相談者に向き合う事に時間を費やす事こそ重要だと私は思います。

人を相手にするからこそ、DX化によって、有効な情報を手にしていくことが必要だと思います。

今回の事件で、そうしたことを思い知らされました。

ふと、私が社会人になった頃のことを思い出しました。今から40年前のことです。当時は、おもちゃの類にパソコンらしきものはありましたが、一般的ではありませんでした。仕事の記録は基本的に手書きでした。

プロジェクト等で、今は、パワーポイントを使ったり映像を使って魅力的に印象的にプレゼンすることは当然ですが、当時は、そんなものは普通の会社にはありません。とにかく、手書きが基本。だからこそ、要点をまとめたり、端的な言葉を使ったり、想像力を駆り立てるような表現のために、思考する時間こそが大事でした。一言一言に重みがありました。

今はそんなものは必要ありません。そこに使っていた時間をPCを使い、より合理的に進めれば良い。さらに付加価値の高い仕事に注力できる環境にあると思います。

だからこそ、情報（データ）は重要になります。

セキュリティと使い勝手を考えれば、「情報の入れ物」（データベース）はやはりしっかりしたものを用意すべきでした。

「安物買いの銭失い」という言葉がありますが、今回の事件の根本には、目先の出費を考え、安易に、開発をいい加減な会社と個人に依頼したことがあったのです。勿論、高価であれば良いというわけではありません。

ユーザーサイドに寄り添って開発と管理をしてくれて、いざという時、しっかりフォローしてくれる、そういう誠意と能力のある会社や個人を見極めることです。

それと、今回の件では、rinmonさんに大変お世話になりました。問題の解決のためには、広い視野で、力を貸していただける方を探すということも大事なことだという教訓を得ました。私自身も、ある程度、パソコンのスキルはあるほうだと思っていましたが、rinmonさんは別格でした。もっともっと勉強しなければと思います。ただ、それは、ユーザーサイドでいかにPCを業務に生かすかという視点で、頑張りたいと思っています。

 

コメント 2

照れるや〜ん。内容は濃い。
by りんもん (2023-03-15 10:34) 

本当にありがとうございました。あれから、取り出したデータを手軽に判りやすく見られるようにしようと奮闘中です。とりあえず、エクセル（スプレッドシート）にまでは出来たのですが、やはり、以前のような形にしたい。アプリのダウンロードは禁止されているので、今あるアプリでできることはないか、少し勉強してみます。
by 白井貞信 (2023-03-15 20:40)