８：監査結果通知と是正・改善要求書の発行（20180328）

監査結果の作成作業が終わると、監査結果を監査対象へ通知し、指摘事項に関して「是正改善要求」を行う段階になります。

① 監査対象へ、「所見書」と「監査調書（ヒアリング記録主体）」を送付し、結果通知とします。記載内容に関して、確認をいただくことを求めます。

② 所見書で明記した「指摘事項（発見した問題と原因・改善提案）」については、「是正・改善報告要求書」として、回答を要請します。

③指摘事項の軽重区分を行った場合、不適合とした事項は、速やかな是正と再発防止策が必要となります。観察事項や改善提案では、改善計画を求める事になります。

注意したいのは、監査はあくまで問題点を指摘し改善を提案する立場であるという事です。
それを実施するかどうかは監査対象の判断に任せる事です。無理に是正・改善をさせる事（指示する事）は越権行為になりますし、結果に責任を負うものではないはずです。
ＩＳＯ監査では、この点が、内部監査基準とは異なる部分です。ＩＳＯ19011では、是正改善要求の実施確認（フォロー）を強く求めていますし、記録確認も求めています。実際、外部審査の際、この点に力点を置いた内部監査部門審査を受けたことがあります。この認識の違いは、私も悩んだ時期がありました。

ただ、実地監査のプロセスの中で、ヒアリングとクロージングで、指摘事項の正当性が明確で、監査対象との合意ができたものは問題なく回答いただけるはずです。

ワンポイントアドバイス
当初は、監査結果のうち、「所見書」と「是正改善要求書」を文書で作成し、送付し返答をいただく手順でしたが、書類の未到達や紛失、回答書式の記入欄の設定課題（字数制限など）で、回答が戻るまでにかなり手間と時間が掛かりました。
そこで、監査記録類をエクセルファイル一つにまとめ、それを内部メール添付していく方法に切り替えました。送信(到達)の時間がほぼゼロとなり、受信確認も記録化できるため、確実性が向上します。エクセルですので、回答の字数制限はなく、かなり長文の回答や具体的な是正結果の写真記録等も添付されるようになりました。また、監査対象部署でも、パソコン作業でほぼ完了できることから回答時間も早くなりました。なにより、帳票管理・作業工程管理上でもミス防止に有効でした。