アドバイザリー機能について①

これまで、内部監査の使命である「経営のアシュアランス機能」を中心に、監査のガイドラインを示し、具体的な監査手法やテーマを書いてきましたが、ここからは少し、もう一つの役割である「特定の経営諸活動のアドバイザリー機能」について考えてみたいと思います。

 

私が生協時代に実際に行った「アドバイザリー」は、「住宅事業部」と、「くらしのサポート事業部」を対象としたものでした。

 

住宅事業部では、前年度の監査で「事業予算の執行」に関して、大きな乖離が発生しており、その原因追究の中で、事業高の計上及び経費計上に関して、「発生主義」が貫徹しておらず、著しい誤りを産んでいる事が判明しました。結果として、適正な収支報告・決算になっていない為、早急に立て直しが必要とのトップ指示があり、内部監査室として「アドバイザリー機能」を発揮することとなったわけです。

 

具体的な実施では、事業部長と経理担当職員とともに、日常の業務フローの確認から始めることになりました。

かなり時間が掛かることを覚悟しながらも、契約から竣工・完了までの工程で作成される書類と現金、そして経理作業をつけ合わせながら、業務フローの問題点の洗い出しから進めました。こうすることで、部内の理解が進むことと、作業の無理や無駄を発見するという効果も期待しました。

住宅建設・改修にはかなりの工程があり、書類も多く、それぞれのファイリングの仕方を改善の必要がある事がすぐに判りました。また、データ処理の仕組みの構築（工事監理ソフトの導入）の必要性についても確認できました。

 

当時、多くの工程で「紙による管理」が中心にあったことと、一つの工事の工程管理は、いわゆる「工事監理」の考え方で整理されていたものの、お金の動きに関してはほとんど整理されていない状態でした。これを工事の監理工程とお金の動きを整理し、一覧化するところから関わりました。最終的には、工事監理ソフトの導入につながりましたが、基本部分をおさえることで大きく改善できました。

また、お金の動きに関しても、住宅改修工事では、着手金・途中入金・最終支払の3段階の入金が通例でした。事業高計上・経費計上に関する著しい誤りは、この入金ルールに起因することも判りました。結論的には、契約時に事業高計上し、未収金処理した後、着手金や途中入金等を未収金・入金処理する事に変更し、竣工時に「事業高補正（工事結果に基づく追加や値引き発生の調整）」の上で、最終未収金処理を行うようにしました。

住宅改修工事は、大規模なものでは、長期間の工期になることがあります。結果として、決算年度をまたぐケースも多いものです。事業高をどの時点で計上するかが「ぶれる事」は不正確な決算であり、不正や粉飾にもつながる可能性があります。

基本ルールを確認し、ルール通り実施されているかを点検する手順も必要です。

 

この活動を通じて、アドバイザリー機能として、次のような重要な事を学びました。

①現場の詳細な把握の重要性・・・

＊   実態の把握は、証憑や書類に頼るのではなく、ディスカッションを通じて、文字になっていない部分もしっかり把握する事。

②業務フローとしての有効性の検証

＊   ここでは、ISO的手法が有効でしょう。PDCAサイクルの確立、特に、プロセスチェックの有効性の視点で、誤謬や不正防止がシステムとして機能できているかが重要。

③改善のための「ヒント」の提供

＊   改善策は内部監査から直接的に提示せず、呼び水（ヒント）を提示する。具体的にどうするかを考える工程が重要。

 

そして、最も重要なのは、監査初めて「アドバイザリー」であり、それを実施するのは対象部署・部門の職員自身であるという事です。ですから、課題の整理や具体的なルールの策定などは、じっくり部内で話し合い、確定させることが必要です。内部監査はそれを見届けるという役割に徹する事。指示や命令は行わないという姿勢は貫く必要があります。

こうすることで、翌年度には、業務監査を実施し、整理された業務フローに基づき、適切に業務執行されているかを監査できることになります。指示や命令を行っていたり、ルール作成に直接的に関与していると、適切な監査にはなりませんので注意が必要なところでしょう。