価値のある「監査報告書」のために④（20180426）

　最後は、「内部統制上の不備事項」の記述について解説します。

　内部監査報告書において「最も重要な項目」です。

　これは、代表理事への進言であり、論拠明快が重要です。幾つかの監査の指摘事項から、重要であると判断される事象から、真因を特定し、有効な改善策を提示します。

 

①   不備事項の抽出作業

　・ 個別監査の指摘事項から、現場で解決(是正)できるもの・現場の運用に主因があるもの・事業所固有の指摘事項を排除する。

　・ 複数以上で同様の指摘である事象について、原因（真因）特定を行う。

　・その場合、以下のロジック(監査コード)で整理すると効果的。

 

②   留意すべき事項

・ 問題事象を発見した際、「個人の問題」（意識や知識）としない事が鍵です。個人の問題とすると、教育訓練（指導や周知）といった漠然とした解決策で終わり、再発防止策とは言えないものになります。必ず、仕組み（規程・基準・施順の整備、プロセスの構造、監視・モニタリング機能等）の問題に捉え直す事が必要です。コントロールやマネジメントシステムの欠陥を特定し、改善提案する事。（事例1を参照）

・現場で発見した問題事象について、現場の中で真因を探るだけでは片手落ちになります。現場を統括する事業本部や、管理本部に真因が存在する事があるからです。監査の結果から、テーマ監査へ発展させる事も考慮して、纏めます。（事例２を参照）

・職制に関する問題、管理者として為すべき事ができていない、マネジメントの問題は慎重に検討します。特定個人だけなのか、同職種が共通に抱える問題かで、改善方向は変わってくるはずです。同職種共通の問題事象であれば、その職種に与えられた権限や上長のマネジメント問題を考慮することが必要になります。

 

③   書式例

事項名	総合所見の箇条書き部分と連動させる。
発見事象	具体的に記載
想定リスク	放置すれば顕在化すると考えられるリスクを特定
改善提案	有効な改善策（代表理事に指示してもらいたい内容）

 

④   記入事例

事例１	店舗における衛生管理の改善に関する事項
発見事象	店舗監査において、鮮魚・惣菜部門の現場視察の中で、帽子・マスク・手袋を「衛生管理手順」の通りに着用していないパート職員が、半数の店舗で確認された。   該当する店長へのヒアリングで、「採用時に衛生管理教育は行っている。運用に関しては、職員同士の相互チェックを行うことにしているが、出勤時間差があり、出入りも多いため、その都度のチェックはしきれないのが実情。」との回答だった。
想定リスク	商品事故リスク（異物混入・食中毒等の事故） 食品衛生法違反リスク（保健所による立ち入り検査・指導）
改善提案	日常管理の改善が必要。 確実に実施できていた店舗では、店長による定期点検と加工場入室時の相互チェックがルーチン化されており、有効だと確認できた。   衛生管理手順を改訂し、全店舗で「加工場入室時点検」を義務化し、実施記録を保持し、店長による定期モニタリングを実施する事を提案する。

 

事例2	雇用契約書管理の改善に関する事項
発見事象	店舗監査において、定時職員の雇用契約書が、アルバイト分で一部更新されていない事が確認された。同様の事象が、中型店舗（従業員100人以上）で共通していた。   店長ヒアリングで、「学生アルバイトの入れ替わりが多く、作業が煩雑で作成・管理しきれなかった」の回答を得た。 人事部へ問い合わせたところ、パート・アルバイトの雇用契約は、給与管理システムへ時給変更の登録作業は行っているが、契約内容が大きく変更されない限り、提出の有無は確認していないとの事だった。   雇用契約は、手書き作成を基本としており、年度更新時に2,000人規模の作成が必要で、該当店舗のように100人以上の規模では、店長の業務負担も大きく、ミスも生じやすい状況だった。
想定リスク	労基法・労働契約法違反リスク
改善提案	管理ソフトによる電子化で、合理的で正確な作成・管理を進める必要があります。 給与管理システムとの連携を考慮し、有効なシステムを導入する事を提案する。