店舗事業の業務監査ポイント（20180409）

店舗の業務監査のポイントは4点です。

１）売り場は、業務結果を表す場所
＊店舗の規模の大小にかかわらず、どの売り場も、店舗職員の業務が直接反映する場所であり、商品管理・品質管理・衛生管理・表示管理等行き届いているか判断できます。店舗の業務監査では、売場の点検は必須です。業務監査の時間だけ足りなければ、別途、点検日を設定すると良いでしょう。

〇私は、春と秋の2回、全店舗の売り場点検を行っていました。これは、隣の生協の内部監査担当に教わったやり方でした。すべての売り場の、温度管理・衛生管理・表示・期限管理などを丁寧に点検します。特に、日付(期限)については、まさかこんなものが期限切れになどと驚くことがありました。また、一定の売り場範囲で、表示や期限の管理がおろそかになっている事もわかり、結局、人の力に頼って、任せっきりというパターンも多い事もわかりました。一つ一つ不備を発見し是正・補正するのは容易ではありませんが、組合員(来店者)のサービス向上に重要なポイントだと思います。

２）加工場・バックヤードは業務トラブルやミス発見の宝庫
＊売場管理が行き届くと、バックヤードや加工場の隅には、不具合商品が集められているはずです。大量の廃棄品や不良在庫があれば、作業ミスが発生した証拠です。現場で、何が起きていたのかを確認することも必要でしょう。
しっかりとバックヤードや加工場を点検することが重要です。

３）伝票点検でイレギュラー発見
＊仕入伝票は、今日的には殆どが電子決済となり、紙ベースの伝票は少なくなりました。帳票点検の際、「自店処理の伝票」があればじっくり点検します。
＊自店処理するという事はイレギュラーが発生しているという事です。「赤伝」は何らかの不具合・ミスの証拠です。
＊発生原因を確認することで、不適正な業務プロセスがあぶりだされます。また、システム上の欠陥という事もあります。

４）パート・アルバイト人数が多く、労務管理と業務管理は最重要項目
＊早朝から深夜まで、店舗の業務時間は長く、数多くのパートやアルバイト等、ちょっとした規模の店舗でも100 名を超える雇用になります。
＊勤務形態や時間設定も単純ではありません。店長や副店長・部門管理者等が全ての時間を監視できるわけもなく、様々な問題が生じやすいものです。
＊個々の業務が日常的にどのように把握されているか、コミュニケーションはとれているか等、重要な監査ポイントです。